Unternehmern ist die Buchhaltung oft ein Dorn im Auge. Schließlich frisst sie enorme Zeit die man nicht produktiv für Kunden, Projekte und andere wichtige Dinge nutzen kann.
Aus unserer jahrelangen Erfahrung wissen wir auch, dass Selbständige und Freiberufler meist viel mehr Zeit dafür aufwenden müssen als das ein professioneller Dienstleister macht. Selbst Fehler bei der Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen können schnell entstehen.
Mit unseren fünf praxiserprobten Tipps können Sie aber auch Ihre Buchhaltung auf Vordermann bringen. Egal ob Sie selbst buchen oder es Buchhaltungsbüros wie uns überlassen.
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Praxistipp #1: Tacker vermeiden
Heften Sie keine Belege mittels Heftklammern zusammen. Das gut gemeinte Vorgehen der Selbständigen bringt in unserer Buchführungspraxis oft Mehrarbeit mit sich. Falls nicht von vornherein digitale Belege vorliegen werden Belege des Anlagevermögens, Finanzierungsunterlagen usw. bei der Bearbeitung der Buchhaltung digitalisiert. Wir nutzen hocheffiziente Dokumentenscanner mit denen jeder Arbeitsplatz ausgestattet ist. Jedoch können eben Belege mit Heftklammern nicht gescannt werden.
Sparen Sie sich also die Arbeit von Anfang an. So kann Ihre und unserer Zeit effizienter genutzt werden.
P.S. Büroklammern sind übrigens völlig in Ordnung falls eben Dokumente zusammengefasst werden sollen.
Praxistipp #2: Pro Seite ein Beleg
Viele Mandanten meinen es zu gut und kleben kleine Kassenbelege auf ein großes Din-A4 Blatt. Um Platz zu sparen passiert es immer wieder, dass auf einem Blatt viele unterschiedliche Belege Platz finden.
Bitte machen Sie das nicht. Bei der Bearbeitung der Buchhaltung ist das oft mit Schwierigkeiten verbunden, da die Belege unterschiedliche Datumsangaben haben. Besser ist es hier pro Belege eine Seite zu machen, wobei das Aufkleben wirklich nur bei kleinen Kassenbelegen Sinn macht. Alles andere können Sie auch ganz normal im Ordner abheften.
P.S. Beachten Sie dazu bitte auch Praxistipp #4.
Praxistipp #3: Keine Klarsichthüllen
Eine gut sortierte Buchhaltung ringt dem Bearbeiter weniger Zeit ab und ist damit kostengünstiger. Deshalb kommt es auf eine gute Vorbereitung an. Wir haben Ihnen hier ein kleines .pdf-Dokument zusammengestellt, wie Sie Ihre Buchführungsunterlagen am Besten sortieren.
Dazu zählt es auch, dass Sie bitte keine Klarsichthüllen verwenden. Oftmals sammeln Mandanten alle Bewirtungsbelege in einer Hülle und möchten dem Bearbeiter damit die Arbeit erleichtern. Das Gegenteil ist leider der Fall, da wir als Buchführungsservice jeden Beleg einzeln erfassen müssen.
Halten Sie sich daher einfach an unseren Registervorschlag für den Pendelordner und lassen Sie Hüllen jeder Art einfach weg.
P.S. Egal ob Sie bei uns Mandant sind oder nicht. Nutzen Sie das Pendelordnerregister. Ihr Buchhaltungsbüro wird es Ihnen danken.
Praxistipp #4: Thermobelege archivieren
In aller Regel ist es Ihnen auch schon passiert. Sie tanken, lassen sich den Beleg aushändigen und legen diesen auf die Beifahrerseite im Auto. Einige Wochen später entdecken Sie den Beleg beim regelmäßigen Autoputz wieder. Leider haben die äußeren Einflüsse den Beleg fast komplett unleserlich gemacht.
Viele Belege werden auf sog. Thermopapier gedruckt. Kopieren Sie daher den Belege um die Lesbarkeit auch in einigen Jahren noch zu gewährleisten. Spätestens für etwaige Betriebsprüfungen ist das notwendig. Ihr Buchhaltungsservice wird es Ihnen aber auch danken wenn alle Zahlen klar lesber und erkennbar sind.
P.S. Statt die Thermobelege zu kopieren können Sie diese auch per Scanner digitalisieren.
Praxistipp #5: Trennungsprinzip
Viele Buchhaltungen sind sehr zeitintensiv, weil die Unternehmer und Selbständigen berufliche und private Kontobewegungen vermischen. Bei Einzelunternehmern ist das buchhalterisch nicht so das Problem im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften.
Jedoch erfordert jede Buchung zeit- und damit kostenaufwand. Trennen Sie daher unternehmerische und privat veranlasste Ausgaben und Einnahmen wenn es möglich ist. Sie sparen damit bares Geld.
P.S. Auch bei Betriebsprüfungen sind i. d. R. nur die betrieblichen Bankkonten offen zu legen. Was also auf Ihrem privaten Bankkonto an Bewegungen vorkommt geht kein Finanzamt etwas an.
Was wir Ihnen bieten
Das waren unsere fünf Praxistipps für ein effiziente und kostengünstige Buchhaltung. Mit diesem Leitfaden werden Sie von jedem guten Buchführungsservice gerne als Mandant angenommen. A pro po: Das sind unsere Serviceleistungen die wir Ihnen als Ihr Buchhaltungsbüro* anbieten können:
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Buchung laufender Geschäftsvorfälle mit unserem professionellen EDV-System
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Einrichtung und Pflege von Debitoren und Kreditoren (sog. Offene-Posten-Buchhaltung)
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Individuelle Kontenplanabstimmung nach Ihren Wünschen
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Monatliches Auswertungspaket zur Steuerung Ihres Unternehmens (u. A. Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen- und Saldenliste, Controllingreport, OPOS-Liste, BWA-Check, usw.)
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Abwicklung des Zahlungsverkehr
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Offene-Posten-Überwachung der Debitoren mit mehrstufigem Mahnverfahren (Forderungsmanagement)
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Offene-Posten-Überwachung der Kreditoren mit Zahlungsvorschlag.
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Verbuchung elektronischer Bankkontoumsätze
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Effiziente Erfassung anderer Zahlungsanbieter wie beispielsweise Paypal
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Liqiditätsplanung und Kreditüberwachung
Was sind die Preise unseres Buchhaltungsservice?
Die Buchhaltung muss laufend erstellt werden. Somit fallen dafür regelmäßige Kosten an mit denen Sie als Unternehmer stets kalkulieren müssen. Wir arbeiten fair und transparent und bieten Ihnen somit völlige Planungssicherheit.
Als Mandant können Sie bei uns die Leistungen auf Stundenbasis oder per Pauschalhonorar erhalten. Als Richtwert beträgt die Investition in unsere Buchführungsleistungen 59 EUR netto pro Stunde. Die Abrechnung erfolgt jeweils im 15 Minuten-Tackt. Gerne unterbreiten wir Ihnen aber auch ein Angebot mit einem Pauschalpreis.
P.S. Unter dem Strich müssen Sie als Unternehmer ein verständliches Ergebnis haben und wir einen positiven Deckungsbeitrag. Sonst lohnt es sich für beide Seiten nicht.
Das Buchhaltungsbüro mit Geld-zurück-Garantie
Sind Sie mit uns oder unserer Dienstleistung nicht zufrieden haben wir auch Ihr Geld nicht verdient. Deshalb bieten wir Ihnen eine volle 30-Tage-Geld-zurück-Garantie an.
Testen Sie die Dienstleistung unseres Buchhaltungsservice und Sie erhalten innerhalb von 30 Tage den vollständig bezahlten Preis wieder zurück, wenn Sie nicht zufrienden sind. Sie müssen uns noch nicht mal eine Erklärung liefern. Ohne wenn und aber schreiben Sie uns einfach eine Nachricht oder rufen uns an und wir erstatten Ihnen den bezahlen Preis wieder zurück.
P.S. Sprechen Sie uns offen auf Ihre Wünsche an. Jeder Mensch und damit jedes Unternehmen ist individuell und deshalb möchten wir Sie auch so behandeln. Also zögern Sie nicht uns Ihre Wünsche zu erläutern und wir werden sicherlich auch für Sie ein passendes Angebot finden.
An wen richtet sich unsere Dienstleistung?
Unser Buchhaltungsservice richtet sich vor allem an Freiberufler, Startups, Coaches Einzelhändler, Handwerker und alle anderen Unternehmen bis 50 Mitarbeiter, die die Prozesse ihrer Buchhaltung optimieren und so Kosten sparen möchten.
Durch das perfekte Zusammenspiel zwischen persönlicher und individueller Betreuung sowie der modernen Digitalisierung sichern Sie sich den Vorsprung für die Zukunft für Ihr Unternehmen.
*Unsere Unterstützung in Steuersachen umfasst im Rahmen des § 6 Nr. 3 u. 4StBerG das Kontieren und Buchen der lfd. Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung. Keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung.